È arrivato il momento per le aziende di ripensare in toto la gestione delle spese del personale. Ma perché? Prima di tutto, perché si tratta di un processo sorprendentemente oneroso. Secondo il Certify 2019 Expense Management Trends Report, un lavoratore impiega in media 20 minuti per compilare una singola nota spese. Su scala mensile questo carico diventa significativo, soprattutto nei settori con alta mobilità del personale.

A ciò si aggiunge un altro dato rilevante: dallo studio Excellence, Agility & Optimization: leveraging technology to solve for hidden challenges (Aberdeen, 2021) emerge che il 24% dei manager HR spreca troppo tempo a mettere insieme tra loro dati frammentati perché raccolti in sistemi diversi, mentre il 29% dedica più tempo a interpretare i dati che a coinvolgere i dipendenti.

Tra tempi di compilazione elevati e scarsa trasparenza, la rendicontazione manuale pesa sulle decisioni e sottrae tempo ai responsabili HR, che richiedono strumenti più precisi e immediati. Il valore dell’automazione emerge proprio da qui ed è la direzione verso cui si sta muovendo il settore.

Come l’AI cambia il flusso aziendale della nota spese

L’Intelligenza Artificiale applicata alla nota spese sta introducendo un modello operativo semplice ma estremamente accurato. Le soluzioni tech italiane in questo ambito non mancano.

In Geobadge, uno dei più affidabili software di gestione nota spese, il funzionamento è immediato: il lavoratore apre l’app, scatta una foto al documento fiscale e l’AI estrae automaticamente tutte le informazioni rilevanti — importo, data, intestazione fiscale, categoria di spesa, eventuale IVA. L’algoritmo effettua un riconoscimento semantico del documento, verifica la coerenza dei dati e precompila la richiesta di rimborso. Se mancano alcuni dati, è possibile aggiungerli prima di inviare la richiesta.

Parallelamente, il responsabile visualizza la spesa già strutturata e può approvarla o rifiutarla da web o app, con un flusso completamente tracciato e personalizzabile.

Geobadge, la suite HR completa made in Italy

I benefici diventano ancora più evidenti quando la gestione delle spese non è un modulo isolato, ma parte di una piattaforma HR completa. Geobadge, infatti, riunisce rilevazione delle presenze, pianificazione delle risorse, gestione di ferie e permessi, note spese, documenti e distribuzione delle buste paga in un unico ecosistema digitale, permettendo ai manager di lavorare sempre su informazioni coerenti e aggiornate.

Non dimentichiamo poi che il riconoscimento automatico dei dati, il calcolo dei rimborsi chilometrici e la generazione di un riepilogo mensile già pronto per l’ufficio paghe, sono tutti elementi che rendono il ciclo amministrativo molto più semplice da governare.

Non è un caso che gli studi più recenti dimostrino come l’efficacia di questi processi aumenti proprio quando la gestione delle spese fa parte di un unico sistema HR integrato: sempre secondo l’analisi Aberdeen del 2021, le organizzazioni che adottano piattaforme per la gestione delle risorse umane all-in-one sono 6,5 volte più efficaci nel mantenere il turnover dei lavoratori salariati sotto il 10%. Sono inoltre 1,9 volte più propense a concentrarsi sulla gestione dinamica della forza lavoro oraria, grazie a un controllo più stretto dei costi operativi.

Insomma, la capacità di leggere le uscite in tempo reale e di ridurre la frammentazione informativa sta diventando un criterio distintivo nella gestione delle risorse umane, soprattutto per le realtà che vogliono crescere in modo sostenibile e scalabile.